Follow-up 2.0.

Ricardo

Estou 100% alinhado com a necessidade de follow up. Toda a atividade solicitada a alguem dever ser cobrada.

Porém...sempre existe um porém....existem níveis de prioridade. O que é mais urgente? Como monitorar as diferentes urgências.

Qual ferramenta utilizar? Ah isto é simples. Basta utlizar um papel de pão e um lápis. Não funciona  Bem vamos utilizar uma planilha em excell. Número da atividade, número do projeto, número da ação, data de entrada, data desejada da ação, data real cumprida, data da atualização da planilha, nome do profissional, etc... ops é mnecessário colocar a prioridade. Classificação 1,2,3 ..., A, B, C.. A++ é mais prioritário que A+. Bem complxo. Gastamos mais tempo com a planiha que com a ação.

Pergunta fatal: Como você faz o follow up?

Lá vai a minha resposta...

Amigo,

Excelente pergunta.

O duelo entre o importante e o urgente não tem fim. "O homem não sabe o que faz", nunca saberemos com certeza se estamos no caminho certo. O negócio é FAZER, REFLETIR, REFAZER, e começar o aprendizado novamente.

Tecnologicamente falando eu recomendo que você use apenas uma ÚNICA ferramenta para gerenciar o acompanhamento das coisas. Escolha aquela que você sabe usar e gosta. Eu particularmente uso o calendário do Outlook, nem a lista de tarefas eu uso, apenas o calendário, coloco tudo por lá, quando acordo de manhã eu tenho em apenas um único lugar tudo que eu tenho que fazer organizados pelos minutos do dia.

A fórmula que eu uso para distinguir o importante do urgente é:

- 60% do meu tempo tem que ser investido nos meus melhores clientes.
- 30% do meu tempo tem que ser investido nas melhores oportunidades de negócios.
- 10% do meu tempo sobra para todo o restante.

Ou seja, todos os dias, antes de fechar o computador, eu faço uma reflexão sobre como usei o meu tempo no dia que terminou. Eu me pergunto, "Quanto tempo eu investi nos melhores clientes?, Quanto tempo eu investi em fazer propostas, escrever etc para atrair os melhores clientes, e, Quanto tempo viajei na maionese no campo do qualquer coisa?"

Eu faço essa reflexão e procuro me policiar para não sair fora da regra 60/30/10.

Outras questões importantes para considerar seriam:

1. Não participe de tudo.
2. Não agregue valor em tudo, cale a boca e tire o time de campo em um número cada vez maior de situações.
3. Faça mais perguntas do que entregue respostas. Com o tempo as pessoas vão fazer as coisas sozinhas.
4. Você não tem que vencer todos os embates, deixe os outros vencerem de vez em quando, vai sobrar mas tempo para você.
5. Follow-up precisa virar um hábito, uma atividade que acontece sempre no mesmo dia, mesmo horário e começa com as mesmas perguntas para as mesmas pessoas.
6. Tira o stress da frente, vamos viver um dia de cada vez, uma fase de cada vez, sem stress.

E por fim, talvez o mais importante de tudo, seja você REALMENTE conhecer os pontos críticos do negócio que você está envolvido.

Se você trabalha em uma empresa de engenharia, você PRECISA saber o que é importante para o negócio, o que faz a empresa ganhar dinheiro, o que dá prejuízo.

Eu conheço muita gente que toca negócios mas não entende do negócio, daí, não valoriza o que tem que ser valorizado, e perde tempo com coisas que não importam.

Estude EXAUSTIVAMENTE o negócio em que você está.

Liste os aspectos MAIS CRÍTICOS da sua área e organize o seu tempo de acordo a fazer follow-up nesses aspectos. Como gerente, gestor, diretor, presidente CEO, o seu tempo tem que ser dividido de acordo com esses aspectos críticos. Nenhum CEO pode perder tempo demais com apenas uma das questões. Tem que navegar por todos os aspectos críticos.

Conheça o que é importante para o negócio, utilize apenas uma única ferramenta de tecnologia, reflita todos os dias sobre o seu dia, não agregando muito valor a tudo, não se mete em tudo, e não se esqueça da regra de ouro dos negócios 60/30/10.

QUEBRA TUDO!

Ricardo